Sähköinen rekisteri ja henkilöasiakirjat

1. Siviilipalvelusrekisteri (SivariWeb)

Siviilipalveluksen toimeenpano, siviilipalvelusvelvollisten valvonta ja poikkeusolojen aikainen sijoittaminen edellyttävät siviilipalvelusvelvollisia koskevien henkilötietojen rekisteröintiä. Siviilipalvelusrekisteri on siviilipalvelusvelvollisia koskeva henkilörekisteri, jonka ylläpitäjinä toimivat Siviilipalveluskeskus ja siviilipalveluspaikat. Sähköisen internet-pohjaisen rekisterin lisäksi henkilörekisteriin kuuluu manuaalisesti pidettäviä asiakirjoja, esimerkiksi palvelukseen hakemista koskevat asiakirjat, siviilipalvelusvelvollisen terveydentilaa koskevat asiakirjat sekä lykkäys- ja vapautushakemuksia koskevat asiakirjat.

Siviilipalveluspaikat ovat velvollisia ylläpitämään siviilipalvelusvelvollisia koskevia henkilötietoja. Tietojen ylläpitäminen ja päivittäminen tapahtuu sähköisen siviilipalvelusrekisterin avulla. Siviilipalveluskeskus myöntää käyttöoikeuden siviilipalvelusrekisteriin siviilipalveluspaikan ilmoittamalle vastuuhenkilölle, joka voi puolestaan antaa käyttöoikeuden palveluspaikan muille siviilipalvelusasioita hoitaville henkilöille.

Vastuuhenkilölle lähetetään käyttöoikeuden myöntämisestä päätös. Palveluspaikan ei tarvitse tehdä hakemusta saadakseen käyttöoikeuden. Siviilipalveluspaikka merkitsee rekisteriin seuraavat tiedot:

• kotiuttaminen täysin palvelleena

• lomat (HL, KL, HSL), sairaslomapäivät ja isyysvapaat (IV)

• palvelusta pidentävät päivät (HSL, luvattomat poissaolovuorokaudet)

• jos palvelusvelvollinen kotiutetaan ennen palvelusajan päättymistä (esimerkiksi lääkärinlausunnon tai lykkäyksen perusteella) rekisteriä ylläpidetään siihen saakka, kun siviilipalveluskeskus ilmoittaa velvollisen viimeisen palveluspäivän.

Siviilipalvelusvelvollisen henkilöasiakirjoja (lääkärintarkastuskortti liitteineen), on säilytettävä lukitussa paikassa, ja niiden käytössä on noudatettava huolellisuutta ja luottamuksellisuutta. Lääkärintarkastuskortin malli on Siviililipalveluksen järjestämistä ja suorittamista koskevan ohjeen sivuilla 44 - 47 liitteenä 1. Asiakirjat ovat osa siviilipalvelusrekisteriä. Henkilöasiakirjat siirretään uuteen palveluspaikkaan siviilipalvelusvelvollisen siirtyessä sinne. Siviilipalveluskeskus lähettää palveluspaikalle tiedon uudesta palveluspaikasta, jonne vanha palveluspaikka lähettää velvollisen henkilöasiakirjat.

Koulutusjaksolta työpalveluun siirryttäessä siviilipalveluskeskus merkitsee siviilipalvelusrekisteriin rikosrekisteriotteen tarkastuspäivän (lasten ja nuorten kanssa työskentelevät).

Siviilipalvelusvelvollisen kotiuduttua henkilöasiakirjat lähetetään välittömästi siviilipalveluskeskukseen yhdessä kotiuttamisilmoituksen kanssa. Ilmoituksessa on mainittava palvelusaika ja kotiuttamisperuste.

Siviilipalvelusrekisteriseloste

Palveluspaikat saavat rekisteristä

  • kotiuttamispäivän
  • käytettyjen lomien määrän
  • päivärahan korotuspäivät ('Raportit' --> 'Päivärahan korotuslista'), Excel-taulukko
  • päivärahan maksulistan haluamalleen ajankohdalle ('Raportit --> 'Päivärahan maksulista'), Excel-taulukko

Palveluspaikat päivittävät yhteystietojensa muutokset itse siviilipalvelusrekisteriin.

Kun työpalvelupaikka hyväksytään siviilipalveluspaikaksi, saa paikan vastuuhenkilö käyttöoikeuskirjeen, salasanan ja käyttäjätunnuksen sivariWebiin. Palveluspaikan muut rekisterin käyttäjät saavat salasanan ja käyttäjätunnuksen palveluspaikan vastuuhenkilölt Siviilipalveluskeskuksesta.

Jos salasana on unohtunut, saat sen tekstiviestinä sivariWebistä painamalla 'Salasana unohtunut' -kohtaa.

Jos sinulla on ogelmia kirjautumisen kanssa ole yhteydessä sähköpostilla Leena Heikkilään (leena.heikkila(at)ely-keskus.fi) tai Susanna Ollakseen (susanna.ollas(at)ely-keskus.fi).

Asioinnin nopeuttamiseksi ilmoita aina sopimusnumero

Jos rekisteriin merkitty vastuuhenkilö ei enää ole palveluspaikalla eikä voi merkitä rekisteriin uutta vastuuhenkilöä, palveluspaikka ilmoittaa uuden vastuuhenkilön tiedot siviilipalveluskeskukselle postitse tai sähkpostitse kirjaamo.siviilipalvelus(at)ely-keskus.fi. .Näin menetellään, kun vastuuuhenkilö on lopettanut palveluspaikassa lisäämättä uutta vastuuhenkilöä rekisteriin.

Palveluspaikkojen vastuuhenkilö voi lisätä ja poistaa tarvittaessa yhteyshenkilöitä rekisteriin ja antaa heille omat käyttäjätunnukset ja salasanat.

 

2. Lääkärintarkastuskortin täyttäminen

Siviilipalvelusvelvollisen lääkärintarkastuskorttiin merkintöjä tekee lähinnä palveluspaikan siviilipalvelusvelvolliselle osoittama lääkäri. Siviilipalveluksen alussa siviilipalvelusvelvollisen on vahvistettava tieto terveydentilastaan lääkärintarkastuskorttiin. Myös täysin palvelleena kotiutettavan on kotiutettaessa allekirjoituksellaan vahvistettava ilmoitus terveydentilastaan. Allekirjoitus on pyydettävä, vaikka siviilipalvelusvelvolliselle ei tehtäisikään kotiuttamistarkastusta. Ilmoituksella on merkitystä mahdollisen sotilastapaturmalain mukaisen korvausasian käsittelyssä.

Siviilipalveluskeskus lähettää palveluspaikalle palvelusvelvollisen lääkärintarkastuskortin suljetussa kirjekuoressa. Kuori toimitetaan avaamattomana palvelusvelvollista hoitavaan terveydenhuoltoyksikköön. Palveluspaikalla kuori saadaan avata ainoastaan palvelusvelvollisen läsnäollessa ja vain edellä mainittuja terveydentilan vahvistuksia varten.

3. Siviilipalvelustodistus

Siviilipalvelustodistus on siviilipalvelusvelvollisen todistus palveluksen suorittamisesta ja palvelusaikana henkilötodistus esim. varusmiesalennuksia varten. Siviilipalvelustodistuksessa on oltava velvollisen valokuva.

Palveluspaikka voi palvelusaikana hävittää huonokuntoiseksi menneen todistuksen ja kirjoittaa tilalle uuden. Siviilipalveluskeskus voi pyydettäessä antaa kotiuttamisen jälkeen hävinneen siviilipalvelustodistuksen tilalle kirjallisen todistuksen siviilipalveluksen suorittamisesta.

Siirrettäessä siviilipalvelusvelvollinen palveluspaikasta toiseen entistä todistusta ei hävitetä, vaan kukin palveluspaikka täyttää osaltaan oman todistuksen. Todistukset liitetään yhteen, ja yksi valokuva riittää etusivulla. Siviilipalvelusvelvollisen on säilytettävä siviilipalvelustodistus, koska sitä tarvitaan esimerkiksi passin hankkimista / uusimista varten.

Sähköisen rekisterin tunnukset, henkilöasiakirjat ja matkaliput on säilytettävä lukitussa paikassa.
Siviilipalvelusvelvollisen henkilötietoja saa luovuttaa ainoastaansiviilipalvelusorganisaation sisällä

  • siviilipalvelusvelvolliselle itselleen,
  • hänen kirjallisella suostumuksella muille tahoille,
  • muulle viranomaiselle lain nojalla ja
  • hakemuksesta Siviilipalveluskeskuksen luvalla erityisestä syystä esim. tutkimustarkoituksiin.Jos siviilipalveluskeskus tai palveluspaikka kieltäytyy luovuttamasta tietoja, tästä on annettava kirjallinen päätös muutoksenhakuosoituksineen

 

TEM/2313/00.05.02/2016: Siviilipalveluksen järjestämistä ja suorittamista koskeva ohje, ss.36 - 37